社内コミュニケーションツール徹底比較8選!人事・総務担当者向け検討ポイントも解説

新規に人材を確保することが難しくなってきている今、社員にモチベーションを維持しながら長く働いてもらうことが重要視されてきています。人事総務の担当者のみなさんも、そのような課題に日々向き合っているのではないでしょうか?

「コミュニケーション不足は業務の障害になる」と9割以上の企業が回答しており(HR総研:「社内コミュニケーションに関する調査」より)、社内のコミュニケーションに課題を感じている企業は7割を超えているのに、コミュニケーション手段としては相変わらず、メールが8割と圧倒的に多いのが現状です。 

そこで、社内のコミュニケーションを活性化させ、パフォーマンスを発揮しやすい環境を作るのに役立つコミュニケーションツールを徹底比較し、最適なツールがスムーズに導入できる方法をご紹介いたします。

目次

  1. 1. コミュニケーションツールの種類について。自分の会社に必要なのはどんな機能?!

  2. 2. コミュニケーションツール・サービス比較

  3. 3. まとめ

コミュニケーションツールの種類について。自分の会社に必要なのはどんな機能?!

コミュニケーションツールと一言で言っても、いくつかのカテゴリに分けられます。組織の抱える課題によって最適なツールは違いますし、複数のツールを組み合わせることでより効率化が進む場合もあります。まずはどのようなものがあるのか見てみましょう。



チャット型コミュニケーションツール タスク管理・共有ツール エンゲージメント向上・インセンティブ型ツール
できること ・ちょっとした声かけ、複数人への同時共有 ・タスク共有・進捗管理やフィードバック
・アイデアを書き出す
・社員から社員へ気軽に感謝の気持ちを伝える
こんな課題に ・顔を合わせる機会が少なく、コミュニケーションがとれない
(業務効率の低下や、職場の雰囲気が悪くなりがち)
・途中から参加したメンバーに、一から全体タスクや一つ一つの進捗を説明する必要がある ・評価されにくい仕事が放置されてしまう
・オフラインでの会議が、業務の負荷になっている ・メンバーの工数が俗人的に管理されている ・助け合う風土が作れないことにより、職場が殺伐としている
・メール処理に時間が取れないことで、業務の進行が止まってしまう ・タスク進捗のためのメールがあふれて、他のコミュニケーションに支障がでる ・評価が感じられずに辞めてしまう社員が多い
ツール例 ・LINE WORKS
・Chat work
・Slack
・Talknote
・Backlog
・Trello
・Unipos
・RECOG


チャット型ツール

ちょっとした声かけ、複数人への同時共有などをスムーズに行う

■こんな課題を解決

  • 膨大なメール量の中、ちょっとした声かけのためにメールを送るのがためらわれる状況に効果を発揮します。 
  • 途中から参加したメンバーに、これまでのやり取りのメールを転送して状況共有しなくてはならないという手間がなくなります。
  • 社内で顔を合わせる機会が少なく、コミュニケーションがとれないことでの、業務効率の低下や、職場の雰囲気が悪くなりがちな状況を改善できます。
  • 毎週のオフラインでの会議が、業務の負荷になっている現場で、オンラインで会話ができるようになることで、オフライン会議の回数を減らすことができます。

タスク管理・共有ツール

タスクを共有しながら、その進捗やフィードバック、アイデアを書き出す

■こんな課題を解決

  • メールでやり取り、進捗共有していたタスクが、一元管理できて、途中から参加したメンバーにも、状況の共有をしやすくなり、メンバーの工数を有効活用できるようになります。

エンゲージメント向上・インセンティブ型ツール

社員から社員へ気軽に感謝の気持ちを伝えることで、社員のエンゲージメントを高める

■こんな課題を解決

  • 頑張っていた社員が、直属の上司からの評価を受けられず辞めてしまい、辞めてから困る状態が多発している。
  • 評価されにくい仕事を誰もやろうとせず、お互いに助け合う風土にならず、職場が殺伐としている。



コミュニケーションツール・サービス比較

■Chatwork 【チャット型】
-社内・社外、PC・モバイル、ON・OFFなど様々なシーンに対応したマルチツール

■サービスの特徴

1. 一度送ったメッセージを修正、削除できる

メールや無料チャットでは、一度送ったメッセージを修正、削除することはできないものが多いですが、Chat workなら、一度送ったメッセージを後から修正、削除でき、誤送信によるミスなどを軽減できます。

2. 情報共有が簡易化し、業務時間の削減につながる

chat work上に会話が残り、情報共有が簡易になります。メールも減り、業務時間が削減されます。

3. グループ参加以前のやりとりを読むことができる

新しくグループに入ってきた人が、以前のやりとりを読むことができるため、今までの流れを自分で確認することができ、教える手間が省けます。

【こんな企業に】 大規模企業~少人数チームまで使え、あらゆる業種で使われています

【価格】 お試し:無料(ビジネス1ユーザー:500円~/月)

【サービス名】Chatwork(Chatwork株式会社)


■LINE WORKS 【チャット型】
-社員のリテラシーに関わらず導入しやすい

■サービスの特徴

1. 使いやすい

プライベートでよく使われているLINEのビジネス版であり、使い方がLINEと同様であるため、新たに使い方を覚えなければならない人が少ない。

【こんな企業に】 少人数から使え、あらゆる業種で使われています

【価格】 お試し:無料(ライトプラン:300円~/月)

【サービス名】LINE WORKS(ワークスモバイルジャパン株式会社)


■Slack 【チャット型】
-ほかのオンラインサービスとの連携ができ、コミュニケーションと業務効率化を促進できる

■サービスの特徴

1. チャンネル作成

チーム別、プロジェクト別、顧客別など、組織に適したスタイルでチャンネルを作成することができ、新しくチャンネルに入った人が、以前のやりとりを読むことができます。

2. 履歴が検索可能

チャンネルへの投稿内容やすべてのメッセージ履歴を会社の資産としてためることができ、素早く検索することが可能です。

3. 多くのツールやサービスと連携可能

SalesforceやGoogle Drive等1500以上のアプリと連携することが可能であり、これらのサービスをSlack上で利用することができて便利です。

【こんな企業に】 プロジェクト管理に分類される業務の多いIT企業での導入が多い傾向

【価格】 お試し:無料(アクティブなユーザー1名:850円~/月)

【サービス名】 Slack(Slack Japan株式会社)


■Talknote 【チャット型】
-離職気配やメンタルヘルスフォローにも活用できる新しい視点のツール

■サービスの特徴

1. アクションリズム解析

社員の離職移行などにつながる可能性のある気持ちの変化を早期に発見します。

2. オーバーワーク検知

アクセスの多寡により、オーバーワークやモチベーションの低下などを検知し、離職やメンタルヘルスを防止します。

3. コミュニケーションボリューム

コミュニケーションボリュームの多寡を把握し、改善指示をすることが可能となります。

【こんな企業に】 小規模~中規模企業での導入が多い傾向

【価格】 法人1ユーザー(50名まで、人数ごとの従量課金制):54000円~/月

【サービス名】 Talknote(Talknote株式会社)



タスク管理が適切にされ、その状況がチームメンバーで等しく共有できれば、一つ一つを説明するコミュニケーションにかけていた時間を減らすことができます。

■Trello 【タスク管理型】
-タスクやアイデアをシンプルに書き出し、感覚的にステータスの把握もできるツール

■サービスの特徴

1. 一覧性が高い

タスク名、アイデアなどをTrelloカードに記載して、ステータスやカテゴリごとに配置するので、ひと目で多くの情報を確認できます。

2. 詳細情報の追加や、コメントのやりとりも可能

タスクに対する詳細情報の書き込みや、それに対するコメントのやり取りも可能で、情報共有だけでは足りない言葉でのやり取りもツール内で完結させることができます。

3. 整理しやすい

Trelloカードを感覚的に動かして整理ができるので、例えばこれまでホワイトボードや掲示板などのオフラインで管理していたような内容も、オンライン上で整理できるようになります。

【こんな企業に】 小規模~中規模企業での導入が多い傾向

【価格】 基本利用:無料(ビジネス利用1ユーザー:9.99$~/月)

【サービス名】 Trello(アトラシアン株式会社)


■backlog 【タスク管理型】
-タスクとともに、担当者の明示により、進捗の管理をスムーズにする

■サービスの特徴

1. プロジェクト管理に最適

チームメンバーの仕事を一つのプロジェクトにまとめることで、担当者の起源を明確にします。作業の進捗やプロジェクトの達成率の見える化も実現します。

2. 課題管理に便利

プロジェクトの課題を作成して、担当者・スケジュール・優先順位を個別に設定可能です。作業完了時の連絡や対応状況の変更も簡単にできます。

3. 課題の更新をメールでお知らせ

Backlogは課題の作成や担当者の割り当て、コメントなどをチームメンバーに通知できます。メールのよるお知らせにも設定して、チームメンバーへの共有漏れが減らせます。

【こんな企業に】 小規模~中規模企業での導入が多い傾向

【価格】
スタータープラン(30ユーザーまで):2400円/月
スタンダードプラン(ユーザー無制限):11800円/月

【サービス名】 backlog(株式会社ヌーラボ(Nulab))


■Unipos 【エンゲージメント向上・インセンティブ型】
-社員同士のコミュニケーションにより、今まで隠れていた実績にスポットライトを当てる

■サービスの特徴

1. みんながみんなを評価できる

みなが平等にみなを評価する権利を持ち、360度評価ができる。今まで隠れていた成果に対して支払われることが多い。

2. 賞賛が成果給となる

今まで隠れていた成果にスポットライトが当たり、賞賛され、成果給として支払われることが多い。

3. 気軽に参加できる

投稿や拍手で気軽に参加できる。

4. チームワークや一体感を促進する

評価指標として現われにくかった活動が評価されやすくなり、チームワークを良くするインセンティブが向上、一体感が上がりやすくなる。

【こんな企業に】 ベンチャー/スタートアップでの導入が比較的多い傾向

【価格】 Basicプラン:初期費用20万円、月額35,000円(50名以下)

【サービス名】 ピアボーナス「Unipos」(Fringe81株式会社)


■RECOG 【エンゲージメント向上・インセンティブ型】
-業務外のコミュニケーションも活性化させ、働きやすさとパフォーマンス向上に貢献

■サービスの特徴

1. 賞賛を伝える

同僚に賞賛を伝えるレターを送ると、社内のメンバーに共有され、今まで見えなかった活躍や貢献にみなが注目し、より深く賞賛が実感できるようになります。

2. パフォーマンスが高まる

賞賛を送られると、仕事へのやる気やチームへの貢献意識が向上し、ひとりひとりのパフォーマンスの向上が見込まれ、チームの雰囲気の向上、離職率低下、主体的な社員の増加などが見込めます。

【価格】 50名まで:30,000円~/月(他プランあり)

【サービス名】 RECOG(株式会社シンクスマイル)


まとめ

今回の記事でご紹介したツールを導入し、社内のコミュニケーション課題を改善しようと考える際、下記のステップを参考にし検討してみることをおすすめします。


ツール導入までのチェックリスト

  • メールに頼っていて、一日のメール本数が多すぎる(見逃すことも多い)
    ・社内の雰囲気が良くない(声かけが少なく、暗い雰囲気だ)
    ・突然の退職が多い
  • ツールによりどんな効果を得たいのか
    ・今まで声かけが面倒だったフロアの違うメンバー同士のコミュニケーションを増やす
    ・業務外のコミュニケーションから、業務のコミュニケーションの活性化へつなげたい
  • ツールのメリット・デメリットと、社内課題・条件の照らし合わせ
    ・検討表を作ることをおすすめします


導入のコツとして、全社一斉に導入する方法のほかに、小さなチームや部署の単位で試験的に導入するという方法もあります。その際に出た問題点などをまとめて、簡単な導入ルールのようなものを作るのも効果的でしょう。

サービスごとに、機能や、コミュニケーションの改善方法に特徴があるので、シチュエーションや解決したい課題に合わせて選び、適切に活用していくこと、社内へ活用を促していくことが人事総務担当者に求められています。


※この記事は、2019年5月28日時点で、hutas編集部で独自に調査・編集した内容となります。

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この記事を書いた人

hutas編集部

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