「短く伝え、説得する力」をマスターする

この記事は、パーソルテンプスタッフの「テンプ ナレッジマガジン」に掲載されたものをご紹介しています。

忙しく働くなかで、言いたいことが相手に伝わらずに、ストレスを感じるケースは少なくありません。自分の言いたいことを相手に聞いてもらうには、1分程度に短くまとめて論理的に伝える手段が有効です。どうすれば大事なことをわかりやすく簡潔に伝えられるのか。短い時間で相手を説得する話し方について解説します。


忙しいから求められる「相手に伝わる話し方」

短く説明できないと相手に聞いてもらえない

業務報告やプレゼンテーションの場で、言いたいことが伝わらずに困った経験はないでしょうか。どんなに忙しくても相手に確実に話を聞いてもらい、判断を仰ぎ、行動に移してもらえなければ仕事は進みません。短い時間で説明できれば、相手がその場で話を理解し、行動に移してくれる確率も高まります。ただし、短い時間内で相手を説得するにはさまざまなノウハウが必要です。

短い時間での説得が行われる場面として、よく知られているのは米国シリコンバレーのエレベータートークです。これは同じエレベーターに乗り合わせた際に話せる程度の、ごく短い時間で、相手に伝えたい内容を理解させ、相手を説得するプレゼンテーションのことを指します。日本のビジネスにおいても、こうした短い時間での説明・説得のスキルが求められています。 


短く効率的に話を伝える手段=「1分で話す」 

ほとんどの話の要点は1分もあれば伝えることができます。逆に言えば1分で話せない内容であれば、まだ話がまとまっていないといえます。1分なら忙しい人でも話を聞いてくれるでしょう。そして1分で話すことのメリットには、必要のない情報を削ぎ落し、伝えるべき情報の本質を明らかにするという効果もあります。

1分で話せるのは400字程度、原稿用紙1枚分といわれます。そこで求められる話し方は、余分な言葉を削ぎ落し、内容を論理的に伝え、相手に印象を残すことです。そしてプレゼンテーションであれば、最終的に相手に「賛成してもらう」または「行動してもらう」ことが目標になります。短い時間で聞き手にこちらのメッセージをどこまで理解してもらえるかが問われることになります。


効率よく話が伝わる「1分プレゼンテーション」

伝える前に整理すべきこと

相手が忙しくて話す時間も取れないようなときは、1分で説明を終わらせる1分プレゼンテーションが効果的です。ではこの1分で何を話せばよいのか。IT企業で企業内大学の学長を務め、『1分で話せ』の著書がある伊藤羊一氏は、伝えることを考える前にまず情報を整理すべきと指摘しています。整理の基本は「誰に、何を、どうしてもらいたいのか」を明確にすることです。聞き手をイメージし、そのイメージに沿って、伝える内容を整理していきます。 

■伝える前に整理すべきこと

①伝える相手はどんな人か

  • 相手はどんな立場にあるか?
  • 相手が興味を持つことは何か?
  • 自分に求められていることは何か?
  • 伝えるテーマについて相手が理解していることは何か?
  • 相手は何に対してネガティブなのか?

②ゴールは何か

  • 目指すべきゴールは何か? 相手にどのような行動を取ってほしいのか?

(伊藤羊一『1分で話せ』SBクリエイティブを参考に作成)


話のコツは「ロジカルな1分のストーリーをつくること」

では、短く話し、相手を説得するコツとは何か。話の中身はスッキリ簡潔に、わかりやすく、印象深く伝えることが求められます。短く話し、相手を説得するコツとして伊藤氏があげたのが以下のポイントです。まとめると「ロジカルな1分のストーリーをつくること」であり、「きれいに話す」のではなく、あくまでも「相手を動かす」ことを第一に考えていきます。

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この記事を書いた人

テンプ ナレッジマガジン編集部

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