給与計算・給与支払い業務

人事担当者が、給与計算・支払いを正しく行うために知っておく基礎知識

給与計算・給与支払い業務

目次

  1. 1. 賃金額を確定・支給する

  2. 2. 給与計算

  3. 3. 年末調整

賃金額を確定・支給する

間違いなく・遅れなく支給しなければならない賃金を確定する責任重大な仕事

前項では、賃金の決め方である「給与体系(賃金体系)」について説明しました。ここでは、その賃金体系に則って、実際に各従業員に支払う賃金の額を確定し、支給するまでの給与計算・給与支払い業務について概要を説明します。

会社は就業規則に賃金の支払い方法、締め切り、支払の時期について記載する義務があります。これらについて、労働基準法が定める「賃金支払いの5原則」というものがあります。

1. 通貨払いの原則

賃金は通貨(現金)で支払わなければならない。

ただし、
・労働者の同意があること
・労働者が指定する本人名義の預金または貯金の口座に振り込まれること
・および賃金の全額が所定の賃金支払日に払い出しうる状況にあること
という要件を満たす場合は、口座振り込みが認められる。

2. 直接払いの原則

賃金は労働者に直接支払われなければならない。

未成年者であっても、親権者や労働者の委任を受けた代理人が代わりに受け取ってはならない。

3. 全額払いの原則

賃金は全額を支払われなければならない。

賃金の一部を勝手に差し引いたり、積立金等の名目で支払いを留保したり、貸付金との相殺を行ってはならない。

ただし、社会保険料や源泉所得税など、法令に基づく、または賃金控除協定がある場合には、控除が認められる。

4. 毎月1回以上払いの原則 賃金は毎月1回以上支払われなければならない。
5. 一定期日払いの原則

賃金は一定の期日を定めて定期的に支払われなければならない。

毎月何日に賃金を支払うか日を定めておく必要がある。

賃金支払いの5原則

人事はこの5原則にしたがって毎月の給与計算・支払いを行います。給与は、従業員やその家族の生活を支える大切なものですから、間違いなく・遅れなく支給しなければならない責任重大な仕事です。

近年では、給与計算をシステムで処理していたり、社会保険労務士や給与計算代行会社にアウトソースしたりする会社も多いため「細かい計算方法は知らなくてもよい」「人事の仕事の範囲外」と考える人事担当者もいるかもしれません。しかし、給与計算は勤怠管理・労働時間の計算、手当の支給、源泉所得税や社会保険料の仕組みなど、さまざまな知識が集約される業務です。給与計算担当ではないとしても、自社の給与明細を説明できるよう一通りの仕事の流れについて学んでおくべきでしょう。


給与計算

勤怠状況を元に総支給額を算出し、社会保険料・源泉税等を控除

会社は、給与や賞与を支給する際、必要事項を記載した支払い明細書を交付することが所得税法231条において義務づけられています。給与明細は、①勤怠、②支給、③控除の3つの部分で構成されます。

「①勤怠」の実績に基づいて、その月の総支給額が「②支給」の部分で算出されます。総支給額から「③控除」で計算された控除の合計額が差し引かれて、実際に支払われる額(手取り)が算出されます。

給与明細書モデル例(厚生労働省:有給休暇ハンドブック2より)

1.勤怠の計算

給与明細の「勤怠」の各欄には、給与計算期間中の労働日数と、有給休暇の取得日数、欠勤、遅刻、早退などの不就業時間、時間外労働や深夜労働、休日労働などの割増賃金の対象となる時間数が記載されます。

給与計算対象期間は、就業規則などで定めている期間(「前月1日〜末日」「前月16日〜今月15日」のような定めがなされている)に基づきます。また、遅刻・早退のカウント方法や、時間外労働、休日労働の賃金の割増率は、基本的に就業規則に則します。

ただし、時間外労働については、労働基準法で定めている労働時間「1週間に40時間、1日に8時間」を超えて労働した分について、また休日労働については、法定休日(毎週1回の休日、または4週間を通じて4日の休日)を超えて労働した場合の時間をカウントし、「②支給」のパートで割増賃金を適用します。

2.支給の計算

給与明細の「支給」の各欄には、基本給や諸手当の支給額が項目ごとに記載されます。基本給や諸手当の支給基準、それぞれの額について、その会社の賃金体系が定められた就業規則に基づいて算出します。

時間外労働、休日労働、深夜勤務に対する割増賃金は、次の式で算出されます。

時間外手当等支給額 = 算定基礎額 × 割増率 × 時間外労働の時間数

算定基礎額とは、労働時間1時間当たりの賃金(時間単価)のことで、月給制の場合は「月の所定賃金額(基本給+手当)÷ 1カ月の平均所定労働時間数」で決まります。ただし、家族手当、通勤手当、別居手当、子女教育手当、住宅手当、臨時に支払われる手当、1カ月を超える期間ごとに支払われる賃金(賞与、精勤手当、勤続手当、奨励加給など)は、算定基礎額から除外することが労働基準法施行規則21条に定められています。

また割増率については、労働基準法で、時間外労働が25%以上、休日労働が35%以上、深夜勤務が25%以上と定められており、会社が任意でこの基準を上回る率を設定することは差し支えありません。

3.控除の計算

給与明細の「控除」の各欄には、給与の総支給額から差し引かれる社会保険料や、源泉所得税、住民税などの額が記載されます。

社会保険料のうち、健康保険、介護保険、厚生年金保険の保険料(従業員負担分)については、標準報酬月額(原則で4〜6月の3カ月間にその従業員に支払った給与の1カ月当たり平均額を基準に算定した額)に、加入している保険の料率を乗じた額が控除されます。

また、社会保険料のうち、雇用保険の保険料(従業員負担分)については、毎月の給与(賞与)の総支給額から雇用保険料の対象とならない賃金を差し引いた額に、年度ごとに定められる雇用保険料率で従業員負担分の料率を乗じた額が控除されます。雇用保険料率は積立金や失業給付の状況に合わせて毎年見直しが行われ、4月1日に公開されます。

源泉所得税は、個人の所得にかかる国税です。毎月の給与から控除する所得税の額は、その従業員の課税対象額(総支給額から通勤交通費などの非課税支給額を差し引き、さらにそこから社会保険料を控除した額)と扶養家族等の数を「給与所得の源泉徴収税額表(月額表)」に当てはめて算出します。この表は毎年4月に新しいものが作成され、源泉徴収義務者に配布されます。

住民税は、個人の所得にかかる税金で、従業員が1月1日時点で居住する市区町村などに納付するものです。納付額は前年の所得に基づいて決まります。その年の6月〜翌年5月に納付すべき年税額が記載された「住民税 特別徴収税額通知書」が会社宛に届くので、給与計算の際にはそこに記載された住民税額を控除します。


年末調整

仮納付した源泉所得税との差額を精算するために必要な情報を集める

年末調整とは、従業員一人ひとりの納付すべき所得税の額を確定して、仮納付した源泉所得税との差額の精算を行うこと、同時に、その結果を従業員本人に通知し、各従業員の収入や所得税額などを税務署と市区町村に申告することをいいます。従業員数にもよりますが、早い会社は毎年10月頃から準備を開始し、12月の最終給与支給日までにその年の全従業員の所得税額を確定します。各従業員に対して源泉徴収票の発行を行い、翌年1月31日までに税務署(国税)、市区町村(地方税)へ申告します。

具体的には、従業員へ扶養控除申告書等の配布・回収、従業員の所得税の計算、源泉所得税との精算、源泉徴収票の交付、法定調書の届け出などです。仮納付した源泉税から還付および徴収が発生する場合は、通常はその年の最後の給与支給である12月の給与支給時に、従業員に還付および徴収を行います。


まとめ

給与計算は法律や就業規則などのルールに則って行う業務ですが、個々の従業員によって納税額が違ったり、毎年保険料率が変わったりと、さまざまな情報を集約して行わなければならない複雑な仕事です。ここで説明したのはあくまで概要ですので、実際に給与計算を行う際には、さらにさまざまな資料やデータを参照しなければなりません。年間スケジュールと、月間スケジュールをしっかり把握して臨む必要があります。


公式アカウントをフォローして
記事をチェックしよう

この記事を書いた人

hutas編集部

「hutas」はパーソルキャリアが運営する、初心者・兼任人事をはじめとして、人事業務を理解したい人のために、わかりやすく、業務に使える情報をお届けするメディアです。

副業解禁する際の社会保険に関する注意点

次回更新をお待ち下さい。

社会保険に関わる業務

これ以前の投稿はありません。

関連記事

給与・社保・福利厚生ページに戻る